为严格我院法制档案的收集、整理、登记、保密、提供利用与归档等工作，确保法制档案的完整、系统和安全，特制订本制度。

一、建档制度

1、所有案件，单独建档，做到一案一档，分类保存。每个案件档案都要编制材料目录。

2、所有案件档案分原件和复印件两类进行保存。原件用于存档，非必要时不得使用。日常工作需要使用档案的，一律使用复印件。

二、保密制度

1、法制办公室所有案件档案，未经许可不得查阅。

2、不得窃取、出卖和涂改案件档案。

3、未经批准，任何人员不得私自摘抄、复制、传播我院案件档案所涉内容。违者将按国家相关法律及我院规定追究责任。

三、借阅办法

1、法制办公室工作人员因工作需要必须调取档案原件的，应取得法制办公室负责人及档案管理负责人的同意，并就调取原件的相关事项进行登记。（何人、何时、何事调取原件，何时归还原件）

2、日常工作时，案件档案不得随意摆放在办公桌上，工作人员离开办公室时，所有案件档案应当入柜。

3、学院其他部门一律不得调取案件档案原件。如确有需要的，可以调取案件档案复印件。但必须由查阅、调取者所在部门出具案件档案调取申请，加盖本单位公章，报请主管法制办公室的院领导审批。档案调取申请，要详细说明调取原因及使用期限。调取者应严格按照使用期限按期归还档案。

四、责任追究

调取人必须保证借出案件档案的完整性和安全性，如因调取人原因导致档案遗失、损毁、泄密等情况发生，调取人应按照学院规定承担相应责任。如给学院造成损失，调取人应承担相关赔偿责任。